10 dicas para ajudá-lo a ser mais produtivo

Você provavelmente passou anos cultivando seus hábitos de trabalho – bons e ruins, conscientemente ou subconscientemente – e isso não mudará imediatamente.

Pequenos ajustes podem levar a mudanças mais duradouras, mas isso pode levar tempo e disciplina, portanto seja gentil consigo mesmo.

Aqui vamos falar sobre 10 dicas para te ajudar a ser mais produtivo.

1. Faça uma lista razoável de tarefas.

Todo mundo já criou uma linda lista e enorme de tarefas e não chegou nem na metade, pois é, crie listas factíveis, não se sobrecarregue. 

As listas muitas vezes falham porque as tornamos muito complexas ou com tarefas desiguais, algumas tarefas levarão muito tempo, outras não. Isso cria um desequilíbrio na forma como distribuímos nosso tempo. O que acontece então é que nossa lista se torna então uma ferramenta de procrastinação, porque queremos fazer apenas as coisas mais fáceis da lista e conseguir concluir mais itens em um dia, assim nos distraímos com as tarefas mais difíceis.

Para criar listas de tarefas mais factíveis é possível quebrar as tarefas em pequenas metas. Ao invés que atribuir a sua lista de tarefas o projeto completo, quebre o projeto macro em mini tarefas para entregas mais rápidas e com objetivos menores. 

Por exemplo, “preciso criar uma apresentação completa para a reunião semestral de desempenho”, essa tarefa macro pode acabar sendo empurrada para o final da sua lista diária, sendo concluída apenas no deadline limite, mas se ao invés de manter o item macro, quebre esse item em sub-tarefas como:

  • Separar os dados para a apresentação – 2h
  • Montar os gráficos da apresentação – 3h
  • Montar a apresentação – 2h
  • Revisar conteúdo da apresentação – 1h

Ao criar mini tarefas de um objetivo macro é possível mensurar o tempo de execução para realizá-las, assim sendo possível visualizar o tempo real a ser executado para o objetivo, reduzindo frustrações de uma lista de tarefas nunca concluídas. 

2. Rastreie seu tempo para identificar padrões.

Acompanhar seu tempo, mesmo que ninguém esteja pedindo isso, pode ajudá-lo a entender seus hábitos e a hora do dia em que você está mais propenso a terminar o trabalho. Acompanhar seu tempo de forma eficiente, saber quais são seus hábitos tecnológicos, desde quando você verifica seu e-mail até a frequência com que você verifica seus sites ou mídias sociais favoritos, pode afetar sua jornada de trabalho e sua produtividade.

Reorganizando alguns desses hábitos, você pode ser bem mais produtivo. Acompanhar seu tempo por uma ou duas semanas vai ajudá-lo a ver onde você gasta seu tempo, e vai ajudá-lo a estimar melhor seus objetivos e tarefas para a próxima vez.

3. Descubra seus 2 horários de pico.

Alguns de nós somos pessoas matinais, outros são noturnas, independente em qual grupo se enquadre, é importante encontrar o seu horário de pico de concentração.

Com o acompanhamento das tarefas e cronometragem do seu tempo é possível identificar o seu período de pico de foco, é interessante reservar a execução dos trabalhos mais estratégicos e difíceis para esse pico e deixar demais horas para reuniões ou tarefas menos urgentes.

Sugere-se que devemos encontrar pelo menos 2 horas de foco por dia para mergulhar no trabalho estratégico.

 4. Encontre tempo para se exercitar.

Reservar horários para se exercitar, nem que seja levantar da cadeira e realizar alongamento ou dar uma volta na quadra são super importantes e vão ajudar na sua produtividade.

O exercício pode ajudá-lo a ser mais produtivo porque aumenta seu estado de alerta, aumenta seu fluxo sanguíneo, saúde cardiovascular, te deixando menos ansioso(a), mais focado e mais capaz de lidar com o estresse.

5. Jogue coisas fora.

Sabia que seu ambiente de trabalho impacta diretamente na sua produtividade ?

Deixar o ambiente de trabalho organizado e funcional, para que você não tenha que “caçar” um clips toda vez que precisar utilizá-lo, por exemplo, faz com que seu tempo e produtividade seja otimizado.

Portanto, analise o que é necessário para o desempenho do seu trabalho e deixe em modo de fácil acesso, jogue fora ou reorganize tudo o que não é necessário.

Você vai economizar tempo fazendo isso, podendo trabalhar com mais clareza e foco nas suas tarefas.

 6. Agrupar tarefas semelhantes em conjunto.

Quando alternamos entre tarefas, naturalmente criamos atrito. Começando e parando. Abrindo e fechando.

Todos esses pequenos momentos somam e quebram nossa concentração, roubando nossa produtividade. Então nos distraímos e esquecemos por que estávamos fazendo algo em primeiro lugar.

Uma boa maneira de reduzir o atrito entre tarefas é agrupar tarefas semelhantes para o mesmo período. Por exemplo, vai responder um e-mail, porque não separar um tempo para responder a todos os e-mails de uma vez e depois partir para outra tarefa, ao invés responder um e-mail | realizar uma tarefa | responder outro e-mail.

7. Pare o multitasking.

Quando fazemos as tarefas com multitasking (realizar mais de uma tarefa distinta simultaneamente), pode parecer que vamos conseguir executar mais até o final do dia, porém essa sensação não é verdadeira.

O seu cérebro gasta energia a cada troca de tarefa, tendo que se concentrar novamente e entender o que é exigido dele a cada ação, assim ao fazermos o multitask, gastamos energia “a toa” do nosso cérebro, e nos cansamos mais ao longo do dia.

Portanto, executar uma tarefa quando está pensando na próxima, ou escrever um artigo olhando suas redes sociais, por exemplo, são multitasks que fazem com que seu cérebro “canse” mais rápido.

Existem vários recursos para ajudar a reduzir o multtasking, como por exemplo um aplicativo que te impeça de acessar as redes sociais de tempos em tempos.

Tão importante como não realizar multitask simultaneamente é permitir tempo para que seu cérebro vá de uma tarefa a outra, portanto, planeje pequenos períodos de descanso entre tarefas.

8. Pare e reflita.

Quando você é responsável por tirar vários projetos do papel, as vezes é necessário parar para analisar o que está funcionando, o que não está, o que precisa ser priorizado e o que precisa ser mudado.

Separar tempo para revisão, não é desperdício, mas sim otimização do seu trabalho futuro. Portanto, pare e reflita sobre seus projetos, tarefas, dia-a-dia e tome ações para melhorar o que for necessário.

 9. Prestar contas para outra pessoa.

A accountability, termo em inglês que pode ser traduzido como prestação de contas, é a sensação de responsabilidade sobre a execução de uma tarefa.

Para quem utiliza um sistema automatizado de gerenciamento de projetos e tarefas, que informa toda vez que uma tarefa foi concluída, pode já estar acostumado com essa sensação. Mas talvez você precise se responsabilizar pela execução de tarefas cotidianas também.

Uma boa maneira de aumentar a accountability de uma tarefa a ser executada é ter alguém que te cobre por ela, que te ajude a manter a motivação para executá-la e que te lembre porque é importante realizá-la. Ter alguém que você informe se foi ou não executada a tarefa aumenta as chances de executá-la.

10. Tome sol.

De acordo com estudos recentes de produtividade, você aumentará sua produtividade e alerta com mais luz natural. A luz natural também afeta o nosso relógio circadiano que, por sua vez, afeta seu período de vigília e fadiga.

Se você trabalha em ambiente que possui pouca luz solar, é possível adquirir iluminação que simula a luz. Você pode aproveitar os períodos de descanso necessário, para tomar um pouco de sol, isso faz com que sua concentração aumente, podendo reduzir a fadiga.

Esperamos que com essas dicas você consiga aumentar a sua produtividade. Até a próxima.

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